Administrative Assistant

At Sygeco Limited

Vous êtes en quête d’une nouvelle opportunité et souhaitez rejoindre un groupe dynamique, SYGECO Ltd recherche un(e) Assistant(e) Administratif pour intégrer le Département Operation

L’Assistant(e) Administratif(ve) est le pilier du trinôme en charge de la gestion d’un portefeuille clients, constitué d’une vingtaine de résidences.

Key Responsibilities:

• Effectuer diverses tâches générales d’assistant dans un environnement juridique et technique
• Préparation et envoi des ordres du jour d’Assemblées Générales
• Diffusion des procès-verbaux
• Mise en place et suivi avec son trinôme des décisions votées en Assemblée Générale
• Suivi et relance des demandes de devis
• Établissement des états datés et enregistrement des mutations sur le logiciel métier
• Responsable du bon déroulement du process des demandes d’approbation de plans
• Planifier avec l'architecte conseil, le copropriétaire, le contracteur et votre Site Officer les visites de chantier dans les morcellements en gestion
• Préparer les payes des employés des sites gérés
• Responsable de la gestion des sinistres : déclaration à l’assurance, suivi des expertises, devis et indemnités
• Responsable du classement et archivage des documents juridiques, techniques et commerciaux des résidences gérées

Qualifications, Skills and Experiences:

• Formation supérieure en secrétariat juridique et administratif
• 2 ans d'expérience dans un poste similaire serait un atout.
• Maîtrise de Microsoft Office 365 (Word, Excel, Outlook)
• Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais et en français.
• Bien organisé(e), proactif(ve), attentionné(e) aux détails et avec un esprit positif.
• Capacité à gérer plusieurs tâches et à les hiérarchiser efficacement.
• Compétences organisationnelles et de gestion du temps.
• Capacité à travailler de manière proactive sous supervision minimale.
• Bon esprit d'équipe avec une attitude positive envers les relations clients.